El buzón de correo electrónico en CentralStationCRM funciona de tal forma que usted envía los correos de la forma habitual con su programa de mail estándar (por ejemplo Outlook, Apple Mail o Gmail). Además del destinatario también su sistema CRM recibe una copia de este correo electrónico y reconoce al Destinatario. De esa forma podemos asignar el correo al contacto adecuado de su CRM sin que usted tenga que hacer nada más. Esto funciona para todos los contactos de su CentralStationCRM siempre y cuando haya introducido la dirección de correo electrónico del mismo y el destinatario no sea un compañero/usuario de CRM.
Almacenar correos salientes
Para enviar un correo electrónico y que al mismo tiempo se guarde en su CentralStationCRM, pinche en una dirección de correo del sistema CRM. De esa forma se abrirá en su programa de correo un nuevo mail y su dirección de buzón CRM personalizada se añadirá como BCC junto a la del destinatario. Puede encontrar las direcciones de correo de sus contactos en la columna derecha en la página de la persona o la empresa.
Si el correo no se inicia desde CRM sino que lo escribe directamente a través de su programa de correo, introduzca sin más su dirección de buzón como copia oculta (BCC).
La dirección del buzón de correo personal es la misma para todas las personas Para verla, vaya a la esquina superior derecha de sistema al engranaje y pinche en Mi configuración.
En la parte izquierda de la pantalla verá la indicación: "Su buzón de correo personal para personas es" y después aparece una dirección del estilo: "sunombre-1234@mailin.centralstationcrm.net"
Guardar correos entrantes en CRM
También puede guardar en CRM los correos entrantes. Para ello solo tiene que reenviar los correos entrantes a su dirección de buzón. Por lo general, en un correo reenviado, las primeras filas del correo son algo así: De, Asunto, Fecha, Para: Nosotros miramos quién es el remitente y guardamos allí el correo.
Si guarda esta dirección de correo CRM en su programa de correo como un contacto (sencillamente con el nombre de CRM o similar), en el futuro solo necesitará introducir los dos o tres primeros caracteres en la línea de destinatario y el programa la completará de forma automática.
Lista negra de correo para documentos enviados con frecuencia
Si suele adjuntar los mismos documentos regularmente en sus mails o si ha integrado un logo en la firma de los mismos, podemos ignorar archivos en el acceso a su buzón de correo. Así los archivos no se guardan múltiples veces. Introduzca para ello el nombre del archivo o un tipo de archivo en el campo del formulario. Vaya a Configuración y después a Mi configuración. Puede incluir varios archivos separando con una coma unos de otros.
Para ello tiene más opciones, para poder ignorar archivos especiales o toda una terminación de archivos cuando estos van a guardarse en su buzón de correo.
Nombre de archivo exacto
Si envía de forma regular un documento pero no quiere que se guarde múltiples veces en CentralStationCRM, puede excluir dicho archivo. A menudo este suele ser el caso si ha integrado un logo o una imagen en la firma de su correo electrónico y que, de lo contrario, se guarda siempre como adjunto. En este caso solo tiene que añadir en el campo de texto el nombre exacto del archivo incluyendo su terminación, por ejemplo "Logo-firma.jpg".
Nombres de archivos similares
Si suele enviar con frecuencia, por ejemplo, presentaciones de empresa y los nombres de los archivos siempre empiezan con "Presentación empresa", también los puede excluir. Para ello introduzca el concepto seguido de un asterisco en el campo de texto, por ejemplo "Presentación empresa_*".
Tipos de archivos completos
Si quiere excluir por completo determinados tipos de archivos como, por ejemplo, archivos de vídeo o de imágenes, también puede hacerlo. Para ello introduzca el formato del archivo precedido por un asterisco. De esa forma todos aquellos archivos que sean de ese tipo no se guardarán. Por ejemplo, los archivos de imagen Tiff puede excluirlos con "*.tiff".
Si quiere establecer varios filtros en la lista negra, puede hacerlo separándolos con una coma. Si introduce en el campo "Logo-firma.jpg,*.tiff", se descartarán por ejemplo todos los archivos .tiff y todos los denominados Logo-firma.jpg