Uno de los problemas clásicos más extendidos en los software CRM son los repetidos. La mayoría se producen por una importación de datos en el sistema y se quedan allí por miedo al gran control manual.
CentralStationCRM dispone de un mecanismo de control de repetidos automatizado que controla todos los contactos de su cuenta por si hay repetidos. Si se encuentra un repetido, el asistente agrupa de forma automática las personas o empresas afectadas. En lugar de borrar una de ellas, revisamos todos los números de teléfono, correos electrónicos, etiquetas y el resto de información por si hay también repetidos.
Tenga en cuenta que solo el creador y titular de la cuenta de CentralStationCRM pueden ejecutar un control de repetidos.
Hay tres formas diferentes con las que se pueden detectar los repetidos. Puede establecer cuál de esas opciones debemos usar para su cuenta y si solo debemos buscar personas o también empresas por si hay repetidos. Los tres métodos tienen en cuenta información distinta. Aquí le presentamos un ejemplo de uso para que vea más claras las diferencias.
Repetidos en CRM: Situación de partida con tres personas
En este ejemplo cualquiera se daría cuenta relativamente rápido de que se trata de una persona "real", pero que está por triplicado en el sistema CRM. La persona 1 y 2 tienen la misma dirección de correo electrónico y la persona y 3 comparten el nombre y también la empresa. Con gran probabilidad se trata de un único contacto.
Persona 1 Persona 2 Persona 3
Max Muster Maximilian Muster Max Muster
Proveedor CRM Muster AG Proveedor CRM
max.muster@example.com max.muster@example.com
1. Método 1: Agrupar repetidos en función de la dirección de correo electrónico y la empresa.
Este método es el más seguro de todos ya que solo agrupa las personas con exactamente la misma dirección de correo y el mismo apellido. Dado que las direcciones de correo electrónico son unívocas mundialmente, este método es el más seguro y claro. Así se vería el resultado
Persona 1 Persona 2
Max Muster Maximilian Muster
Proveedor CRM Proveedor CRM
Muster AG
max.muster@example.com
2. Método 2: Agrupar repetidos según nombre y apellidos
Con este método se agrupan todas las personas que tengan el mismo nombre Y apellidos. Este método es mucho más amplio que la comparación con las direcciones de correo. En este caso, un Max Muster de cualquier otra empresa se agruparía con el Max Muster de la tabla de ejemplo. Antes de utilizar este método compruebe si se van a agrupar personas que a pesar de compartir el nombre no son repetidos.
Persona 1 Persona 2
Max Muster Maximilian Muster
Proveedor CRM Muster AG
max.muster@example.com max.muster@example.com
3. Método 3: Agrupar repetidos según nombre, apellidos y la empresa.
En este métodos, además del nombre y los apellidos comprobamos si los posibles repetidos tienen también la misma empresa. Se agruparán solo en caso afirmativo. Aquí puede ver el resultado:
Persona 1 Persona 2
Max Muster Maximilian Muster
Proveedor CRM Muster AG
max.muster@example.com max.muster@example.com
Consejo: para obtener los mejores resultados lo mejor es hacerlo en dos fases. Utilice primero el primer método y agrupe solo aquellas personas que compartan la dirección de correo electrónico. Si después aún sigue teniendo una gran cantidad de repetidos en su cuenta con el método 3 puede eliminar también los repetidos que hay dentro de una empresa.
Ejemplo de uso en dos pasos
Así sería el resultado cuando primero agrupa los repetidos según la dirección de correo electrónico y después aplica el método de la comparación del nombre y los apellidos y también de la empresa. Así solo tendría una persona con toda la información y se vería claramente incrementada la calidad de datos de su gestión de contactos.
Persona 1
Max Muster
Proveedor CRM
Muster AG
max.muster@example.com
Para eliminar repetidos y utilizar los asistentes vaya a la esquina superior derecha al engranaje y después a Configuración de la cuenta y seleccione "Encontrar y eliminar repetidos" en la columna derecha. Esta función solo la puede utilizar el titular de la cuenta. Los usuarios normales no tienen opción de ver la configuración de la cuenta ni el filtro de repetidos.